Wdrożenie Jira - Jak Zacząć? Ekspert Atlassian Podpowiada

Jira to ten rodzaj narzędzia, które zyskuje rzesze fanów (a nawet kilku wrogów!) od momentu wejścia na rynek w 2002 roku. Wiele firm zastanawia się, czy jest to dla nich właściwy wybór. Dla nas nie ma lepszego sposobu, aby się o tym przekonać, niż porozmawiać najpierw z ekspertem.

Mariusz Mścichowski, nasz konsultant Jira, odpowiedział na niektóre pytania dotyczące wdrożenia.
Z osiemnastoletnim doświadczeniem w IT i dziewięcioletnią specjalizacją w narzędziach Atlassian, Mariusz pomaga zespołom w pełni wykorzystać to oprogramowanie. Posłuchajmy co ma do powiedzenia na ten temat!

Najpierw szybkie podsumowanie - Czym jest Jira?

Mówiąc najprościej, Jira pomaga firmom zachować zorganizowanie i wydajność. Rozdzielanie zadań, monitorowanie postępów i śledzenie problemów są łatwiejsze dzięki intuicyjnemu, niezawodnemu systemowi.

Założyciele Atlassian Mike Cannon-Brookes i Scott Farquhar nazwali go na cześć Gojira, japońskiego słowa oznaczającego Godzilla. Jira zaczęła jako narzędzie do śledzenia problemów i zarządzania projektami, szczególnie w kontekście rozwoju oprogramowania, ale teraz pomaga wszystkim zespołom w zarządzaniu ich pracą. Jak to działa? Przyjrzyjmy się kilku przykładom z różnych działów:

• Rozwój oprogramowania – Planowanie, śledzenie, wydawanie i wsparcie oprogramowania. Jira jest jednym źródłem prawdy przez cały cykl życia Twojego rozwoju oprogramowania.
• ‍Projektowanie – Ułatwiaj pracę nad kreatywnymi zgłoszeniami. Zobacz projekty w czasie rzeczywistym dzięki integracji Jira z Figma i uzyskaj zatwierdzenia szybciej.
• Działania operacyjne – Zarządzaj zamówieniami, biurem i nowymi zgłoszeniami od dostawców, twórz nowe procesy operacyjne, monitoruj ryzyko operacyjne i wiele więcej.
• ‍Wsparcie IT – Łatwo twórz niestandardowe formularze, śledź zgłoszenia i w pełni zautomatyzuj proces przyjmowania zgłoszeń.
• ‍Marketing – Rozbijaj skomplikowane kampanie na pojedyncze działania do wykonania. Uzyskaj wgląd w pracę realizowaną w ramach wszystkich inicjatyw marketingowych.

A teraz przejdźmy do pytań!

Pytanie: Mariusz, na początek, dlaczego w ogóle lubisz Jirę? 😀

Mariusz: Odwróćmy pytanie, kto nie lubi Jiry? Czuję, że Jira jest krytykowana przez ludzi i zespoły, które korzystają z innych rozwiązań i boją się zmian. Ludzie nie lubią zmian - jeśli proces działa, po co zawracać sobie głowę?

Niestety (lub nie), w miarę rozwoju firmy dążą do standaryzacji procesów, ich optymalizacji, uczynienia ich bardziej przejrzystymi i identyfikowania obszarów do poprawy. Dzięki Jirze możesz zrobić to wszystko, a nawet więcej.

Innym faktem jest to, że w dużych, dojrzałych organizacjach używa się wielu różnych narzędzi. Potrzeba ich rozwoju, utrzymania i integracji często nie jest głównym celem organizacji. Są to niepotrzebne koszty, które należy zmniejszyć. Dlatego zawsze istnieje pewne ryzyko dodania kolejnego narzędzia - nawet jeśli może zastąpić trzy inne 😉

Ponadto Jira jest świetna, ponieważ pozwala nam zarządzać jakością. Dzięki tablicom Kanban możemy skupić się na potrzebach klientów. W dzisiejszym świecie to klienci uruchamiają produkcję. Nie ma sensu produkować czegoś, czego klient nie potrzebuje.

Oferta Jiry jest zgodna z 6 zasadami Toyoty dotyczącymi stosowania Kanban:

1. Każdy klient (zewnętrzny lub wewnętrzny) wydaje zapotrzebowanie swoim dostawcom (wewnętrznych lub zewnętrznym) w momencie skonsumowania zapasów.
2. Każdy dostawca produkuję dokładną ilość sztuk wspomnianą w zapotrzebowaniu klienta.
3. Żadne z produktów nie są wytwarzane lub transportowane bez zapotrzebowania klienta.
4. Dokument z zapotrzebowaniem na dany wyrób powinno podążać razem z wyrobem.
5. Dostawcy muszą zapewnić zgodność produktu z wymaganiem. Produkty niezgodne nie mogą być wysyłane do klienta.
6. Ograniczenie ilości oczekujących zapotrzebowań zwiększa efektywność i czułość procesu produkcyjnego.

Tłumaczenie ze strony Inżynier Jakości

Nie wyobrażam sobie lepszego systemu niż Jira do ich zastosowania. Jira jest nie tylko Super. Jira jest Super, Turbo, Extra i Pro! 🙂

P: Wyobraź sobie, że jesteśmy firmą X i postanowiliśmy zacząć korzystać z Jiry. Co powinniśmy zrobić najpierw, zanim jeszcze pomyślimy o wdrożeniu?

M: Jira jest jak lokomotywa, a kolejne wagony to paczki zmian i usprawnień.

Niektórzy, zmiany te mogą odebrać jako atak na ich styl pracy, a nawet etat. Niezbędna jest jasna komunikacja.

Chcę podkreślić, że powodem wdrożenia nigdy nie jest redukcja etatów. Jeśli zniknie stanowisko, na jego miejsce zostanie utworzone nowe! W każdej firmie, jest ogrom pracy, a możliwość przesunięcia dobrych pracowników na optymalniejsze pozycje, jest z jednej strony korzyścią dla samej firmy, a z drugiej strony szansą rozwoju dla pracowników. Korzyścią wprowadzenia Jiry, może być więcej czasu na rozwój, a czasem przekształcenie etatu w zdalny.

Pociąg zmian nadjeżdża, a Ci którzy nie wsiądą zostaną na peronie. Na początku trzeba zadbać o to, żeby nikt na peronie nie został, nie zgubił biletu i pozytywnego nastawienia.

P: Gdyby istniała checklista przed wdrożeniem Jiry jaki byłby krok nr 1?

M: Po pierwsze sprawdziłbym punkty procesu w których praca polega na wysyłaniu maili. Chciałbym zamodelować to na Jirze, zoptymalizować i zmienić w prosty, szybki proces, w którym rzut oka na Jirę odpowie na pytania co się dzieje, kto czym się zajmuje, co kiedy zostanie wykonane. Mailowe konwersacje przenoszą się do usystematyzowanego procesu, a w każdym zadaniu jest możliwość komentowania. Oczywiście mailowe notyfikacje są wysyłane z Jiry, więc mam pewność że nie zepsuje procesu który obecnie istnieje.

Od tego warto zacząć, reszta w zależności od potrzeb samych Zespołów. Niech spiszą swoje bolączki, a my chętnie o nich porozmawiamy na przedwdrożeniowych warsztatach 🙂

P: Jakie są 3 najpoważniejsze błędy we wdrażaniu Jiry?

M:

1. Przyznawanie ludziom uprawnień administracyjnych „bo muszą coś zrobić”. Jeśli nie są ekspertami, nie rób tego. Spowoduje to tylko bałagan w projektach.
2. Wdrażanie procesu tylko z menedżerem, bez rozmowy z pracownikami i bez zrozumienia, jakie dokładnie są ich zadania. Menedżer może podać tylko ogólny zarys. Jeśli tak się stanie, zespół przyjdzie do administratora na skargę z widłami, a cała implementacja będzie musiała zostać wykonana po raz drugi.
3. Wdrażanie procesu lekkomyślnie. Czasami ludzie dążą do konkretnego rozwiązania w oparciu o swoje przeszłe doświadczenia. Może się później okazać, że takie rozwiązanie jest niemożliwe/nieopłacalne w utrzymaniu. Upewnijmy się, że proces ma sens i że implementacja Jiry nie pogarszy sytuacji.

P: Czy proces wdrożenia jest czasochłonny? Jak długo to trwa?

M: Tyle ile trwa udokumentowanie procesów i przeniesienie ich do Jiry.

Na przykład, jeśli mamy 50-osobową firmę, która chce korzystać z Jira Cloud, możemy ustawić standardowy koszt wdrożenia na 13 000 USD plus licencjonowanie. Oczywiście mówimy o całkowicie standardowej opcji bez skomplikowanych integracji, wielu dodatków itp.

Pod względem czasu możemy wyraźnie powiedzieć, że zajmie to więcej niż miesiąc. Dlatego ważne jest, aby zakupić wszystkie niezbędne licencje z wyprzedzeniem. Pozwoli to uniknąć problemów spowodowanych brakiem środowiska pracy podczas realizacji.

Tak prosta implementacja, jak wspomniałem powyżej, obejmująca warsztaty, konfigurację i szkolenia, rzadko trwa dłużej niż sześć miesięcy i często osiąga cel w połowie tego czasu.

P: Jak wiemy, Jira Cloud ma gotowe szablony - kiedy warto zacząć od nich?

M: Zdecydowanie warto, gdy mamy start-up, uruchamiamy zupełnie nowy projekt(y) i tworzymy zupełnie nowy proces. Zasadniczo zaczynając od zera. Szablon wykona dla nas trochę pracy od samego początku. Z drugiej strony zespół może samodzielnie zarządzać takim projektem i nie musimy nikomu dawać uprawnień administratora w systemie.

P: I ostatnie pytanie - dlaczego warto pracować z ekspertem Atlassian takim jak Ty? 😀

M: Pamiętam zespół w banku, który bardzo nie chciał korzystać z Jiry. 100% pracowników to były energiczne specjalistki od researchu, uzupełniania informacji itp. Bardzo przeciwne wdrożeniu Jiry. Zapytałem konkretnie:

M: - Dziewczyny, z czym w Waszej pracy macie największy problem?

Z: - Z uzupełnieniem informacji!!! Zgodnie, poważnie kiwając głowami, odpowiedziały.

M: Dobrze, zrobię dla Was projekt UI.

Z: UI? Jak to UI?

M: No UI, Uzupełnianie Informacji

Z: I my będziemy mogły sobie te “Uje” przydzielać?

M: Tak… jak najbardziej! Chcecie?

Z: TAK!!!

Praca eksperta i konsultanta to nie tylko techniczna strona Jira, ale zrozumienie trudności i potrzeb użytkowników. To dla nich tworzymy i optymalizujemy projekty, aby praca przebiegała płynniej. To, co niezbędne, jest niewidoczne dla oczu, a dobry konsultant pomoże odkryć serce procesu. I sprawić, by było fajniej!

Więc jeśli planujesz zacząć korzystać z Jira lub chcesz ją zoptymalizować, nie możemy się doczekać Twojej wiadomości 🙂 Skontaktuj się z nami i zmieńmy Twoje wyzwania w sukces.